3 Lip Brak komentarzy admin Nubis , ,

Organizacja dużej imprezy firmowej to trudne wezwanie. Musimy zadbać o wybór ciekawego miejsca spotkania, catering i program wydarzeń. Chcielibyśmy, aby wydarzenia zapadło w pamięć naszych pracowników i klientów, aby zintegrowało osoby pracujące w naszej firmie. Imprezy firmowe to przecież jeden z głównych kanałów marketingu wewnętrznego.

Wiele imprez firmowych to jednak nie tylko dobra zabawa dla pracowników, chodzi także o profesjonalną atmosferę spotkania. Z imprezami firmowymi i spotkaniami integracyjnymi łączą się przecież często także szkolenia i konferencje. Niektóre imprezy firmowe to poważne wydarzenia biznesowe, w których uczestniczą nasi klienci i partnerzy biznesowi. Chcielibyśmy więc, by nasza firma wywarła możliwie najlepsze wrażenie na zaproszonych gościach – w grę wchodzi przecież nasz profesjonalny wizerunek, od imprez firmowych uzależniony jest często dopływ nowych zleceń, to na nich nawiązujemy nowe kontakty biznesowe. Zależy nam jednak także na niskich kosztach imprezy.

Organizacja imprezy firmowej jest na tyle skomplikowana i kosztowna, że zajmuje wiele czasu naszych pracowników. Współcześnie żadne dobrze zarządzane przedsiębiorstwo nie organizuje więc eventów firmowych samodzielnie. Zawsze lepszym rozwiązaniem jest powierzenie przygotowania wydarzenia firmie zewnętrznej, która planuje i organizuje imprezy masowe. Nie znaczy to jednak, że pozbędziemy się w tej sprawie całej pracy związanej z organizacją wydarzenia. Udana współpraca z firmą zewnętrzną organizującą wydarzenia masowe wymaga dokładnego przedstawienia jej naszych potrzeb i wytycznych przed rozpoczęciem prac nad planem wydarzenia. Przez cały czas współpracy z firmą organizującą eventy musimy uczestniczyć w planowaniu związanych z imprezą detali. Przygotujmy się także na zaburzenia i niespodziewane wydarzenia, które mogą zaburzyć plan naszej imprezy. Współpraca z firmą zewnętrzną nie zwalnia nas więc z całości związanych z organizacją imprezy obowiązków.

Największe znaczenie w organizacji imprezy firmowej ma wybór miejsca, w którym się ona odbędzie. Miejsce organizacji imprezy wraz z czasem jej trwania to zazwyczaj także największa część kosztów imprezy. Zastanówmy się najpierw, czy chcemy zorganizować ją w mieście, w którym prowadzimy działalność, czy poza nim (np. na Mazurach, nad morzem, w rejonach podmiejskich). Obsługa imprezy poza miastem jest zazwyczaj tańsza, ale trudniejsza. W czasie wyjazdu poza miejsce prowadzonej działalności panuje zazwyczaj mniej profesjonalna atmosfera (wyjątkiem są konferencje, gdzie doskonale sprawdzają się zewnętrzne centa konferencyjne). Musimy doliczyć tu także koszty i czas dojazdu.

Gdy chodzi o zwykłe coroczne imprezy integracyjne, warto zrezygnować z formy tradycyjnego niewielkiego przyjęcia. Organizująca imprezę firma wskaże nam na zestaw ciekawych atrakcji, w których będą mogli uczestniczyć nasi pracownicy. Mogą to być np. zawody sportowe, warsztaty artystyczne i kulinarne, paintball, karaoke czy nauka jazdy konnej. Warto postawić tu na oryginalność.

Bardziej starannego przygotowania wymagają duże spotkania biznesowe i konferencje. W przypadku konferencji, największe znaczenie ma strona merytoryczna wydarzenia, o którą musimy zadbać sami. Bez pomocy zewnętrznego przedsiębiorstwa organizującego imprezy firmowe nie poradzimy sobie natomiast w przypadku profesjonalnych spotkań biznesowych. Potrzebny będzie tu dobry catering, dobrze wybrane miejsce spotkania wydarzenia, a przede wszystkim dbałość o zachowanie wszystkich wymogów panującej kultury biznesowej.